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同社では、すでに半年前からConforMeeting/eを週1 回開催の経営会議で導入し、活用している。役員会議の問題を解決するための最大の障害は「会議そのものにありました」と岡田氏は言う。
会議開催前に準備される資料のほとんどはパソコンでデータとして作成されるが、会議では、メモが取れ、扱いやすいよう紙にプリントされる。会議中、出席者は各自の資料に手書きで必要なメモを取り、会議が終わるとファイリングする。つまり事前の資料作成以外はすべて手作業なのだ。業務効率化のための道具として、ITは様々な領域で高い効果を上げたが、役員会議においては、IT化による改善の余地が多く残されていたのである。
もちろん、ITを活用した会議向けソリューションは多数あるが、「例えば、単に大型ディスプレイを利用するだけでは、資料にメモが書き込めないため、結局は紙資料を用意せねばならず、ペーパーレス化も効率的な保管も実現できません」と岡田氏は指摘する。
それに対し、ConforMeeting/eは、1人1台の液晶ペンタブレットと電子ペン、サーバー、ソフトウェアで構成されるフルペーパーレスのシステムである。会議資料データは、事前にサーバーに登録すれば、各端末に自動配信され、ディスプレイに表示。会議中の各参加者は、紙資料同様の感覚で、その資料のページをめくり、電子ペンでメモを書くといった作業ができる。また、ホワイトボードのように出席者全員での書き込みも可能だ。
さらに会議後、資料はメモあり、メモなし、2種類の資料が各役員の個人ファイルキャビネットに自動保存される。自席に戻って、それらのデータを再利用できるだけでなく、次回以降の会議の際にも自由に取り出して参照でき、ファイリングの手間の削減、過去の議論や決定事項の情報にまでさかのぼって集中した議論を実現できる。
このようにConforMeeting/eは、会議資料において紙の使いやすさとデータの持つ編集・保管のしやすさを両立し、役員会議のペーパーレス化と効率化、質の向上に成功。さらには、事務局の負担減によるコストの削減も同時に実現したのである。
また、役員会議の資料といえば機密性が高いものも多いが、PDFファイルとしての保存／配付、Felicaを用いた個人認証、更にはオプションでデータをサーバー側にのみ格納するシンクライアント構成などにも対応しており、情報漏えい、改ざん対策も万全だ。
「役員会議のライフサイクルにITを効果的に適用することで課題を一掃できました」と岡田氏は強調する。
