経営の指針を決める役員会議は、質の高い議論ができる環境が重要です。しかし、従来の紙の資料を使った会議では、資料を読むことに偏りがちで、単なる報告の場や、提案を追認する場になりがちでした。また、プレゼン個所を見失ってしまうと、資料の該当個所を探しているうちに、説明内容を聞き逃すというようなことも。これでは、なかなか質の高い議論はできません。

今回ご紹介する「ConforMeeting/e」は、経営判断を迅速に下し、競争力を維持・向上させるためのソリューションです。これを機に貴社も、企業経営の要となる役員会議の質の向上に取り組んでみませんか。

役員会議は、企業が正しい方向へ進んでいくための舵取りを行うためのもの。正しい舵取りを行うためには、単なる報告や提案の追認ではなく、各部門の責任者による活発な討議がなされなければなりません。また、役員会議で扱う資料は、企業のトップシークレットばかり。これらの情報を確実に管理することも極めて重要です。

そこで、会議の質を高め、確実なセキュリティを確保するためのポイントを以下にまとめました。貴社の環境は整っているでしょうか？

今回ご紹介する「ConforMeeting/e」は、役員会議に特化したペーパーレス会議システム。思考を妨げない直感的な操作性により、参加者が議論に集中できる環境を提供します。また、機密性の高い情報を扱う役員会議だからこそ、ペーパーレスにより情報の流出を防ぎ、一括管理することでスタッフの負荷を軽減します。

以下に「ConforMeeting/e」のポイントをご紹介しましょう。

「ConforMeeting/e」の大きな特長は、誰でも簡単に利用できるように工夫された「使いやすさ」。すべての操作を基本的にワンステップで行えるようにインターフェースを工夫し、思考を妨げない操作性を実現しています。事務局側で全員の画面を一斉に切り替えたり、参加者がマーカーで注目点を示すことも可能。全員の意識を1点に集中させ、議論に集中できる雰囲気を醸成します。

また、情報の一括管理により事前準備が軽微になり、より新鮮な情報を会議に活かすことが可能に。スピーディで的確な経営判断をアシストします。

役員会議は、資料も多く機密情報が多いため、会議の準備も並大抵ではありません。紙の資料による会議の場合、事務局はすべての資料をまとめてコピーや製本、ナンバリングなどを行い、事前に配布する必要があります。また、資料が直前に差し替えになると、製本した資料をばらして差し替える必要もあり、その手間は膨大です。

これに対し「ConforMeeting/e」は、完全に紙を排してデータで資料を一括管理します。だから、コピーや配布の必要がなく、会議中でも資料の追加登録が可能。事務局の手間を大幅に軽減できます。これにより、スタッフを単純作業から解放し、人材リソースをより適切に配置・活用することができるようになるのです。

「ConforMeeting/e」は、情報をサーバで一括管理して強固にセキュリティ管理を行います。一括管理された資料はすべて暗号化されているので、安心です。もちろんペーパーレスシステムだから、紛失やコピー機への置き忘れといった、紙特有のリスクとも無縁です。

また、ユーザ認証はActive Directoryと連携でき、システムごとにユーザを登録する必要はありません。強固なアクセス権限管理により、権限を持つ役員は、自席のPCから会議前や会議後に安心して資料を閲覧することが可能です。

ログインにはID/パスワードだけでなくICカードも使えるなど、より便利かつセキュアに利用するための機能が用意されています。シンクライアントで地方拠点などからもアクセスすることが可能です。

いかがでしたか？　「ConforMeeting/e」を利用すれば、会議の活性化や事務局の負荷軽減、セキュリティの強化が簡単に実現することをお分かりいただけたでしょうか。会議前の準備から会議後まで、効率よくセキュアに資料の管理・活用を行うことで、何より会議の質そのものを向上させることに貢献します。

このほか「ConforMeeting/e」は、テレビ会議システムと組み合わせて遠隔会議に使うことも可能です。会議の質を高める様々な機能の詳細については、下記アンケートよりお問い合わせ下さい。